BIXhub introduce il portale di firma elettronica BIX-SIGN, che semplifica e accelera i processi di firma. Con un’interfaccia intuitiva e pronta all’uso, permette di far firmare tutti i documenti aziendali in modo facile, sicuro e centralizzato, ottimizzando i flussi di lavoro. Leggi l’approfondimento. 

Che cos’è il portale BIX-SIGN?

Il portale di firma elettronica BIX-SIGN è un portale web-based pronto all’uso, senza costi di avviamento, che permette di creare, gestire e monitorare sessioni di firma elettronica.

Pensiamo per un momento a tutti i documenti che quotidianamente devono essere firmati da soggetti interni o esterni alla propria organizzazione. In mancanza di una sottoscrizione tempestiva, un processo potrebbe rimanere bloccato per molto tempo, rallentando l’avanzamento delle attività e compromettendo un intero flusso di lavoro.

Con BIX-SIGN, l’utente può facilmente avviare una nuova sessione di firma e monitorare lo stato del processo tramite una dashboard dettagliata, gestendo in modo efficiente ogni fase del ciclo approvativo per qualsiasi tipo di documento aziendale.

Anche per i firmatari il processo sarà altrettanto semplice: basterà cliccare il link ricevuto via e-mail per visualizzare il documento e apporre la propria firma.

Il portale supporta tutti i livelli di firma elettronica – semplice, avanzata e qualificata -, permettendo di scegliere la tipologia più adatta in base al grado di sicurezza richiesto dal documento oggetto della firma.

Inoltre, BIX-SIGN offre la possibilità di creare delle Business Unit (BU) per suddividere le informazioni e gestire separatamente i documenti relativi a diverse aree aziendali.

Come funziona il portale di firma elettronica?

Avvia un processo di firma elettronica

Sul portale, l’utente crea una nuova sessione di firma e sceglie quale tipologia di firma elettronica utilizzare.

Successivamente, l’utente specificherà le informazioni relative alla sessione, come la descrizione del documento da firmare, e potrà assegnare eventuali tag, per raggruppare facilmente documenti simili.

Inoltre, è possibile impostare l’invio di promemoria periodici da inviare ai firmatari per sollecitare la firma dei documenti, configurare un Redirect, ossia impostare a quale sito o pagina web il firmatario verrà indirizzato dopo la firma, e un External ID, utile per recuperare i dettagli di una specifica sessione di firma da sistemi esterni.

Assegna ruoli e riservatezze

Una volta specificate le informazioni relative alla sessione di firma, è necessario definire gli utenti coinvolti nel processo: approvatori, firmatari e follower.

Gli approvatori sono coloro che ricevono il documento (o i documenti) prima che venga inviato in firma e che possono approvare o rifiutare il processo.

Successivamente, vengono indicati i firmatari, ossia i soggetti che andranno effettivamente a compilare e sottoscrivere il documento.

Per i firmatari occasionali, cioè coloro che sono chiamati a firmare solo in occasioni specifiche, i dati anagrafici vengono inseriti manualmente dall’utente al momento della creazione della sessione. Per i firmatari ricorrenti, invece, è possibile salvare i dati all’interno di una rubrica o importare gruppi di firmatari per sessioni di firma massive.

A valle del processo di firma, i follower riceveranno notifica della conclusione del processo e potranno scaricare e visionare i documenti firmati.

Inoltre, è possibile impostare delle riservatezze per limitare la visibilità delle sessioni, oppure creare delle sessioni private, accessibili esclusivamente agli utenti autorizzati. Ad esempio, si potrebbe impostare la visibilità di una sessione solo agli utenti appartenenti alla propria Business Unit.

Personalizza il documento da firmare

L’utente può caricare uno o più documenti da inviare in firma. I campi compilabili all’interno documento vengono automaticamente rilevati grazie all’Intelligenza Artificiale.

Una volta definita la tipologia di ogni campo (es. testo, data, firma, ecc.), questi vengono assegnati al firmatario. Quest’ultimo, quando visualizzerà il documento, vedrà i campi obbligatori evidenziati in rosso, mentre quelli facoltativi in arancione.

Per la firma di documenti ricorrenti, è possibile configurare dei template: modelli preimpostati che, una volta creati e salvati, possono essere riutilizzati, con tutti i campi già configurati. Partendo da un template, sarà necessario solo definire il firmatario e la tipologia di firma da utilizzare.

Invia il documento in firma e monitora il processo

Una volta terminata la creazione della sessione, il documento verrà inviato al firmatario via e-mail. Il firmatario potrà quindi visualizzare il documento, compilare i campi richiesti e firmare, scegliendo un glifo di firma preimpostato oppure tracciandolo con il puntatore. Inoltre, per una maggiore sicurezza, il firmatario riceverà un token per completare la procedura.

Nel caso di un processo di firma elettronica avanzata o qualificata, al firmatario verrà richiesto di effettuare un processo di identificazione tramite il servizio integrato di digital onboarding BIX-IDE, per attestare la propria identità in modo certo con le proprie credenziali SPID/CIE (Carta d’Identità Elettronica). Able Tech è service provider certificato per l’erogazione di servizi SPID e CIE, offrendo soluzioni digitali per l’accesso a servizi digitali attraverso un processo di identificazione.

Nel frattempo, l’utente potrà visualizzare lo stato della sessione in corso dalla dashboard del portale, che fornisce una panoramica completa di tutte le attività in corso.

Una volta concluso, il documento firmato sarà visibile nella sezione “Documenti completati”, dove sarà possibile scaricarlo insieme al trace log della sessione, e inviarlo in conservazione a norma. La conservazione digitale è obbligatoria per i documenti firmati digitalmente.

Perché scegliere BIX-SIGN: i vantaggi

  • Il portale è pronto all’uso, senza necessità di configurazioni complesse o costi di avviamento.
  • La firma elettronica è molto più conveniente della firma cartacea, in quanto permette di gestire il documento in forma digitale dalla sua nascita fino alla sua conservazione a norma, abbattendo i costi e il tempo necessario per gestire i documenti cartacei.
  • Il sistema è stato progettato per essere sicuro e conforme alla normativa europea eIDAS 2, garantendone l’utilizzo in tutti i paesi UE. Inoltre, il portale è multilingua per garantire l’accessibilità a livello internazionale.
  • Il workflow approvativo integrato nel processo prevede la definizione di uno o più approvatori, che verranno coinvolti prima dell’invio del documento in firma.
  • L’utilizzo dell’intelligenza artificiale semplifica l’esperienza dell’utente, automatizzando la rilevazione dei campi nei documenti.
  • Il sistema è altamente estendibile e supporta integrazioni tramite webhooks.
  • Il processo di creazione di una sessione di firma è molto intuitivo e richiede solo pochi passaggi, senza necessità di formazione o installazioni sul proprio dispositivo.
  • Il portale è stato sviluppato nel rispetto delle linee guida di accessibilità WCAG 2.1 del W3C, rendendo il sistema facilmente fruibile anche da persone con difficoltà visive.
  • Riduce l’uso di carta, contribuendo a un ambiente più sostenibile.