Se ne sente parlare spesso in modo generico, ma firma elettronica e firma digitale non sono la stessa cosa. Quali sono le differenze? E quale tipologia di firma usare nelle diverse occasioni? Leggi l’approfondimento.
Che differenza c’è tra la firma elettronica e la firma digitale?
I termini “firma elettronica” e “firma digitale” vengono spesso confusi e utilizzati come sinonimi per indicare una soluzione tecnologica che permette di firmare, anche da remoto, documenti digitali, senza l’ausilio di carta e penna.
In realtà, queste due tipologie di firma sono diverse sia dal punto di vista tecnologico che normativo, e cambiano anche negli ambiti di utilizzo.
Quali sono le differenze tra una firma elettronica e una firma digitale? Facciamo chiarezza.
Cos’è la Firma Elettronica?
Il termine firma elettronica è un concetto ampio, che fa riferimento a qualunque dato elettronico utilizzato per firmare un documento con l’ausilio di strumenti tecnologici. È, in sostanza, la versione digitale dell’atto di firmare “a mano”.
Esistono tre tipologie di firma elettronica, ciascuna con un diverso livello di sicurezza e valore legale:
- Firma elettronica semplice (FES): è la tipologia più semplice di firma. Può consistere nel digitare un nome, tracciare una firma con mouse o touchscreen, o semplicemente inserire una spunta su una casella.
- Firma elettronica avanzata (FEA): offre maggiore sicurezza perché collega in modo univoco il firmatario al documento grazie a processi di identificazione e autenticazione forte.
- Firma elettronica qualificata (FEQ): è il livello più elevato della firma elettronica, con pieno valore legale equivalente alla firma autografa, grazie a strumenti certificati e procedure riconosciute a livello legale.
Cos’è la Firma Digitale?
La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica che offre un elevato livello di sicurezza e valore legale. È pensata per prevenire frodi e manipolazioni durante il processo di invio e ricezione dei documenti.
La firma digitale è una sottocategoria della firma elettronica qualificata. La sua tecnologia è basata su un sistema di chiavi crittografiche asimmetriche (diverse per firmatario e destinatario) e sul rilascio di un certificato di firma da parte di una Certification Authority, associato in modo univoco al firmatario.
In pratica, la firma digitale:
- attesta l’identità del soggetto firmatario in modo certo;
- garantisce l’immodificabilità del documento dopo la firma;
- ha pieno valore legale a fine probatorio.
Quali sono le leggi riferite alla firma digitale ed elettronica?
L’utilizzo della firma elettronica e della firma digitale è regolato da un solido impianto normativo, sia a livello europeo che nazionale. Queste normative riconoscono il valore legale dei documenti firmati digitalmente e assicurano standard uniformi per tutti gli operatori, pubblici e privati.
I principali riferimenti legislativi in materia sono il Regolamento eIDAS e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Vediamo nel dettaglio cosa prevedono.
Electronic IDentification, Authentication and trust Services (eIDAS)
Il Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014) è il quadro normativo europeo che disciplina l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni digitali nel mercato.
Questo regolamento riconosce le tre diverse tipologie di firma elettronica – Semplice, Avanzata e Qualificata – e ne disciplina l’utilizzo in base al livello di sicurezza richiesto dal contesto specifico.
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), introdotto con il D.Lgs. 82/2005, è il codice normativo italiano che applica i principi del regolamento eIDAS per l’uso delle tecnologie digitali di firma.
Il CAD stabilisce che la firma digitale ha pieno valore legale ed è valida ai fini probatori, rendendola perfettamente idonea a sostituire la firma autografa nei procedimenti amministrativi, giudiziari e aziendali
In quali casi utilizzare queste firme?
Firma qualificata e firma digitale si applicano in contesti leggermente diversi a seconda delle esigenze di sicurezza, identità e conformità normativa.
Tipologie di firma elettronica e quando usarle
- Firma elettronica semplice: È usata in contesti a basso rischio legale o contrattuale, come l’accettazione di privacy policy o la sottoscrizione di newsletter.
- Firma elettronica avanzata: Prevede un livello di sicurezza superiore, ed è spesso utilizzata per sottoscrivere contratti o consensi informati in ambito sanitario, bancario o assicurativo.
- Firma elettronica qualificata: È consigliata quando si devono firmare contratti, atti ufficiali, procure, o documenti da presentare alla Pubblica Amministrazione.
Quando utilizzare la firma digitale
Grazie all’alto livello di sicurezza e al riconoscimento legale, la firma digitale può essere impiegata in molti contesti in cui è richiesto:
- pieno valore probatorio, come nel caso di contratti vincolanti, documenti notarili, atti societari.
- scambi con la PA, come dichiarazioni, bilanci, istanze.
- digitalizzare i processi documentali aziendali, ad esempio per firmare fatture elettroniche, delibere, verbali di assemblea o ordini di acquisto.
In poche parole, è la scelta ideale per tutte le situazioni in cui servono certezza dell’identità, non ripudio della firma e piena conformità normativa.
Come applicare la Firma elettronica e la firma digitale?
La firma elettronica e la firma digitale si basano su tecnologie diverse e richiedono strumenti distinti per poter essere apposte correttamente su un documento.
Firma Elettronica Semplice e Avanzata
Queste due tipologie possono essere applicate tramite piattaforme web o app dedicate, che permettono di firmare un documento tramite:
-
- inserimento del nome o disegno della firma con mouse o touchscreen;
- codice OTP inviato via SMS o e-mail;
- identificazione con SPID o credenziali personali.
La firma avanzata, inoltre, può prevedere inizialmente un processo di verifica dell’identità del firmatario attraverso l’utilizzo di strumenti di autenticazione forti (es. biometria, OTP, riconoscimento con foto e/o video).
Firma Elettronica Qualificata e Firma Digitale
In Italia firma elettronica qualificata (FEQ) e firma digitale si applicano nello stesso modo. Entrambe, infatti, richiedono strumenti qualificati per garantire l’autenticità, l’integrità e il valore legale del documento firmato.
Questi sono:
- Certificato digitale rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato (Qualified Trust Service Provider), accreditato secondo il Regolamento eIDAS.
- Dispositivo qualificato per la creazione di firme, come una smart card, un token USB o una piattaforma di firma in cloud con autenticazione forte.
- Software di firma conforme che generano file firmati nei formati legalmente validi (es. .p7m o PDF con firma PAdES).
Entrambe possono essere apposta anche da remoto, grazie a soluzioni cloud certificate.
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